Thực tiễn tốt nhất để truy cập Google: Định cấu hình và kiểm tra bộ Google Apps

David Pol viêm

Bạn đã quyết định truy cập Google một lần và mãi mãi. Bạn đã đưa nhân viên của mình lên tàu và đã bắt đầu chuẩn bị cho việc di chuyển, vậy tiếp theo là gì?

Các phần trước của loạt bài này:
  • Thực tiễn tốt nhất để truy cập Google: Chuẩn bị

Định cấu hình Google Apps

Giấy phép mua hàng

Sau khi đưa ra quyết định "đi Google", đã đến lúc bắt đầu thực hiện di chuyển. Trước hết, bạn cần mua giấy phép Google Apps cho người dùng trong miền của mình. Mặc dù bạn có thể mua giấy phép theo từng người dùng, chúng tôi khuyên bạn nên mua giấy phép cho tất cả nhân viên hiện có cùng một lúc. Bạn đã cam kết truy cập Google, vì vậy hãy thực hiện cam kết tài chính và bắt đầu quá trình di chuyển của bạn. Ngoài ra, bạn không thể thiết lập đầy đủ các tính năng trong miền của mình, như Google Groups, mà không mua giấy phép đầu tiên cho mỗi nhân viên.

Như chúng ta đã thảo luận trong Phần 1 của loạt bài này, bạn có thể mua ghế thông qua đại lý bán lẻ hoặc bạn có thể mua chúng trực tiếp thông qua Google. Sự phức tạp của việc di chuyển của bạn, lượng dữ liệu bạn cần di chuyển và mức độ thoải mái mà nhân viên của bạn có với các sản phẩm của Google đối với người tiêu dùng, như Gmail, sẽ quyết định quyết định của bạn tại đây.

Đi qua Trình hướng dẫn cài đặt Google Apps

Sau khi bạn đã mua giấy phép người dùng, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập tab Cài đặt trong Bảng điều khiển Google Apps. (Để truy cập Bảng điều khiển từ hộp thư đến Gmail của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và sau đó chọn Quản lý tên miền này ). Khi ở đây, bạn sẽ được hướng dẫn thông qua trình hướng dẫn thiết lập chuyên sâu của Google.

Hãy chắc chắn đi qua từng bước một cách cẩn thận, chọn các cài đặt phù hợp trong từng phần. Tuy nhiên, bạn không nên thiết lập Thư trong phần "Thiết lập ứng dụng của mình" vì làm như vậy sẽ khiến tất cả thư đến được gửi đến Google Apps chứ không phải máy chủ thư hiện tại của bạn. Bạn có thể quay lại trình hướng dẫn thiết lập sau khi hoàn thành quá trình di chuyển của mình và thiết lập thư cho chính bạn và người dùng của bạn.

Đang kiểm tra Google Apps

Đăng nhập và làm quen với Google Apps

Mặc dù bạn sẽ không thể nhận thư trên tài khoản Google Apps của mình (điều đó sẽ không xảy ra cho đến khi bạn chuyển hướng các bản ghi MX của mình), bạn nên dành một vài giờ để khám phá đầy đủ bộ Google Apps, bao gồm các công cụ quản trị trong Bảng điều khiển và sản phẩm của bên thứ ba trong Thị trường ứng dụng Google. Chắc chắn rằng:

  • Soạn một email
  • Tạo một tài liệu, trang tính và slide
  • Thiết lập tiểu sử trên Google+ của bạn và tiến hành Google Hangout
  • Khám phá cài đặt thư như Nhãn, Bộ lọc và Thư mục
  • Làm quen với Google Talk

Thiết lập Công cụ di chuyển Google Apps

Bây giờ bạn đã làm quen với Google Apps ở cấp độ cơ bản nhất, đã đến lúc di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ của bạn sang Google Apps. Thông thường khi bạn nghe mọi người nói về việc di chuyển dữ liệu vào Google Apps, điều này có nghĩa là thư, lịch và danh bạ, vì vậy đó là những gì chúng tôi đề cập ở đây. Chúng tôi khuyên bạn nên di chuyển dữ liệu của bạn và dữ liệu của ít nhất một người khác, tốt nhất là nhân viên "phi kỹ thuật", để có những quan điểm khác nhau về môi trường mới.

Trước khi di chuyển bất kỳ dữ liệu nào, bạn cần lưu ý những gì sẽ và sẽ không chuyển qua trong quá trình và cách dữ liệu, một khi được di chuyển, có thể được định dạng lại.

Tùy thuộc vào hệ thống bạn đang di chuyển, dữ liệu được di chuyển qua sẽ khác nhau. Nếu bạn đang di chuyển từ Microsoft Exchange (di chuyển phổ biến nhất), hãy xem hướng dẫn quản trị GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) (PDF), trang 12-15. Dưới đây là một số tính năng Exchange được sử dụng phổ biến nhất sẽ không được chuyển trong quá trình di chuyển:
  • Thư mục được chia sẻ - Bạn có thể thay thế chức năng này thông qua Google Groups, có thể đóng vai trò là danh sách phân phối, diễn đàn và hơn thế nữa
  • Tệp .exe - (được đính kèm với email)
  • Mức độ quan trọng - Google cho phép bạn đánh dấu thư là "quan trọng" hoặc "không quan trọng" và bạn cũng có thể tạo "hộp thư ưu tiên" để đặt thư "quan trọng" trên email chung
  • Chữ ký - Người dùng có thể tạo lại chữ ký email trong cài đặt Gmail của họ hoặc quản trị viên có thể cài đặt công cụ của bên thứ ba để chuẩn hóa chữ ký trong toàn tổ chức
  • Danh bạ được chia sẻ bên ngoài - Để lấy lại khả năng này, bạn sẽ cần cài đặt giải pháp của bên thứ ba thông qua Thị trường ứng dụng Google
  • Nhiệm vụ - Thay thế chức năng này bằng tính năng Nhiệm vụ gốc của Google, xuất hiện trực tiếp trong hộp thư đến hoặc cài đặt giải pháp quản lý tác vụ của bên thứ ba
Nếu bạn đến từ Lotus Notes, hãy truy cập hướng dẫn GAMLN (PDF), chủ yếu là các trang 9 -10, để xác định cách các mục khác nhau được di chuyển qua. Dưới đây liệt kê các thay đổi khác nhau mà bạn cần lưu ý trong quá trình di chuyển:
  • Thư mục thư sẽ xuất hiện dưới dạng Nhãn trong Gmail - Tạo nhãn có thể không thành công cho thư mục nếu người dùng đã thay đổi loại thư mục thành Chia sẻ hoặc Riêng tư khi sử dụng lần đầu
  • Cờ theo dõi xuất hiện dưới dạng Sao trong Gmail
  • Dấu chưa đọc không được di chuyển qua
  • Lịch di chuyển:
    • Người tham dự được ủy quyền không được hỗ trợ
    • Quy tắc cuối tuần của Lotus Notes không được hỗ trợ

Di chuyển dữ liệu sang Google Apps để thử nghiệm

Khi bạn đã lưu ý về di chuyển bài sai lệch tính năng, đã đến lúc thực sự di chuyển dữ liệu. Như đã thảo luận, hệ thống bạn đến từ đây tạo ra sự khác biệt lớn ở đây. Đối với Exchange, hãy sử dụng công cụ GAMME (hoặc Google Apps Sync cho Microsoft Outlook (GASMO) nếu có dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên máy tính của người dùng), đối với Lotus Notes, hãy sử dụng hướng dẫn GAMLN (PDF) và nếu bạn đang tiến hành đám mây lên đám mây di chuyển, bạn có thể sử dụng một sản phẩm ngoài hộp như ShuttleCloud.

Lưu ý thời gian di chuyển mất bao lâu (điều này sẽ phụ thuộc vào chất lượng kết nối bạn có nơi lưu trữ máy chủ của bạn) vì bạn có thể mong đợi thời gian di chuyển tương tự cho các tài khoản khác trong tổ chức của mình.

Xem lại thay đổi bài di chuyển

Khi dữ liệu của bạn đã được di chuyển từ hệ thống tại cơ sở sang Google Apps, hãy thực hiện các bước sau để kiểm tra hệ thống (sau tất cả, bạn chỉ có một cơ hội để xem bất kỳ sự khác biệt nào giữa các hệ thống với đôi mắt mới):

  • Tìm một thông báo cụ thể bằng tìm kiếm trong Gmail, vì bạn không còn có các tính năng như sắp xếp và lọc
  • Đảm bảo rằng lịch của bạn di chuyển chính xác
  • Đảm bảo danh bạ đã được điền
  • Hãy chắc chắn rằng bạn biết cách hoàn thành các nhiệm vụ phổ biến nhất của mình trong hệ thống mới

Đã thực sự di chuyển dữ liệu, thiết lập tài khoản của bạn và khám phá tất cả những gì Google Apps cung cấp, giờ đây bạn đã được trang bị tốt cho giai đoạn tiếp theo của quá trình di chuyển - đào tạo nhân viên và quản lý thay đổi. Để tiếp tục chuẩn bị cho giai đoạn này, trong đó nhân viên bối rối và do dự có thể có hàng tá câu hỏi, hãy chắc chắn rằng bạn có thể cung cấp câu trả lời về các tính năng được sử dụng nhiều nhất của nhân viên và cách các tính năng đó dịch vào Google Apps.

Để được tư vấn thêm về việc tiến hành quản lý thay đổi và đào tạo nhân viên, hãy nhớ xem Phần 3 của loạt bài này.

David Politis là người sáng lập và CEO của BetterCloud , nhà sản xuất FlashPanel , công cụ quản lý và bảo mật đám mây số một cho Google Apps và trang web tài nguyên Google Apps, AsktheGooru.com . Theo dõi anh @DavePol viêm .

Cũng đọc:

  • Thực tiễn tốt nhất để truy cập Google: Chuẩn bị
  • Di chuyển email Google Apps của một công ty: Phần 1
  • Di chuyển email Google Apps của một công ty: Phần 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com