Chúc mừng và ủng hộ cho Google Groups for Business

Google Groups là ứng dụng trong Google Apps có thể được sử dụng để tạo danh sách gửi thư và chia sẻ Tài liệu, Lịch và Trang web với các nhóm người. Các nhóm chỉ có thể được quản lý bởi Google Apps hoặc "Nhóm do người dùng quản lý" có thể được bật để người dùng cá nhân có thể tạo và quản lý danh sách phân phối của riêng họ. Các nhóm cũng có thể được sử dụng như một cách giải quyết cho các hộp thư được chia sẻ và để quản lý các danh sách gửi thư và liên lạc bên ngoài nhỏ.

Một điểm nhầm lẫn xung quanh Google Groups là Google có ba ứng dụng khác nhau trong Google Apps có từ "Groups" trong tiêu đề.

  • Nhóm Google do người dùng quản lý: Đây là sản phẩm Google Apps độc lập cho phép người dùng tạo và quản lý danh sách phân phối của riêng họ.

  • Phần nhóm của Bảng điều khiển quản trị viên: Đây là phần của Bảng điều khiển quản trị viên Google nơi quản trị viên có thể tạo danh sách phân phối và quản lý thành viên nhóm.

  • Nhóm liên hệ cá nhân: Người dùng có thể tạo các nhóm liên hệ cá nhân trong Trình quản lý liên hệ Gmail của họ. Những nhóm này chỉ có thể được sử dụng bởi người dùng đã tạo nhóm.

Ban đầu Google đã phát triển Nhóm như một nền tảng quản lý cộng đồng cho các câu lạc bộ, tổ chức và sự kiện. Google Apps đã thêm chức năng Nhóm riêng biệt mà Quản trị viên chỉ có thể quản lý.

Khi Google bắt đầu phân biệt Google Apps for Business (được gọi là Google Apps Premier) với Sản phẩm Google Apps miễn phí (Google Apps Standard), họ đã phát hành sản phẩm Google Groups do người dùng tạo, là sự kết hợp giao diện của sản phẩm Google Groups tiêu dùng và chức năng danh sách gửi thư nội bộ.

Dưới đây là video giải thích Google Groups:

Chúc mừng cho Google Groups

Tùy chọn đăng ký

Google Groups cho phép các thành viên nhóm chọn một trong bốn tùy chọn đăng ký cho tin nhắn Nhóm. Điều này cho phép người dùng quyết định cách họ muốn tin nhắn của nhóm họ chảy vào hộp thư của họ. Người dùng có thể sẽ chọn phân phối "email" cho các nhóm được thiết lập dưới dạng hộp thư chung và "Email hộp mực" hoặc "Không email" cho các nhóm xã hội hoặc giải trí.

Quản trị viên kiểm soát các nhóm do người dùng tạo

Nếu Quản trị viên Google Apps quyết định kích hoạt Nhóm do người dùng tạo, người đó không phải từ bỏ mọi quyền kiểm soát. Quản trị viên có thể hạn chế sử dụng nhóm để người dùng có thể hoặc không thể mời người dùng vào các nhóm bên ngoài miền. Quản trị viên cũng có thể nối thêm một mã định danh duy nhất vào tên Nhóm để có thể dễ dàng nhận dạng chúng. Tất cả các Nhóm do người dùng tạo cũng hiển thị trong phần Nhóm của Bảng điều khiển quản trị để Quản trị viên có thể quản lý một nhóm nếu chủ sở hữu nhóm vắng mặt.

Chia sẻ lịch sự kiện, tài liệu và trang web

Danh sách gửi thư nhóm là một cách tuyệt vời để nhanh chóng chia sẻ lịch, sự kiện lịch, Google Docs, Google Doc Collection hoặc Google Site mà không cần phải thêm thủ công địa chỉ email của mỗi người.

Jeers cho Google Groups

UI nước ngoài

Giao diện cho Google Groups trông không giống giao diện cho bất kỳ Ứng dụng Google nào khác. Giao diện người dùng không chỉ không khớp mà từ vựng cũng không khớp với các phần khác của Google Apps. Ví dụ: có một phần gọi là "Cài đặt truy cập". Trong Google Docs, loại cài đặt này được gọi là "Cài đặt hiển thị". Giao diện người dùng và các điều khoản nước ngoài có thể gây nhầm lẫn cho người dùng cuối nói chung.

Không có trường hợp sử dụng khi tạo Google Groups

Khi người dùng tạo Nhóm Google mới, họ được trình bày với bốn loại nhóm khác nhau.

Các loại nhóm này xác định các cấp truy cập và hạn chế cho nhóm. Thật không may, Bản thân tên và mô tả nhóm không hướng dẫn người dùng về loại nhóm nào sẽ tạo. Google nên cung cấp các ví dụ thực tế về cách các nhóm này được sử dụng. Ví dụ: "Chọn nhóm nếu bạn đang tạo một trong các loại nhóm sau - Danh sách gửi thư của bộ phận, Danh sách gửi thư dự án, Danh sách nhóm hoặc Hộp thư chung".

Ngắt kết nối giữa các nhóm và Gmail

Có một sự ngắt kết nối giữa Google Groups và hộp thư đến Gmail. Nếu người dùng muốn xem nội dung Nhóm, họ cần mở một ứng dụng Nhóm riêng hoặc tạo Bộ lọc để lọc tất cả các tin nhắn nhóm vào một nhãn nhất định. Người dùng cũng phải thiết lập tài khoản "trả lời" nếu họ muốn có thể trả lời thay mặt cho địa chỉ email của nhóm.

Nhóm Gmail và Nhóm nên tạo một số loại tiện ích kết nối dữ liệu và tin nhắn trong Google Groups với hộp thư Gmail. Google Groups cũng nên cung cấp tùy chọn để nếu Nhóm được thiết lập làm tài khoản hộp thư chung, địa chỉ trả lời sẽ tự động được thêm vào Gmail.

Nhu cầu công việc

Cuối cùng, chức năng danh sách gửi thư là cần thiết cho người dùng Google Apps và Google Groups có thể phù hợp với nhu cầu đó. Tuy nhiên, giao diện người dùng kém, danh pháp không hữu ích và sự tích hợp lúng túng của Gmail và Nhóm ngăn công cụ này hoạt động nhiều hơn là hoạt động như một ứng dụng danh sách gửi thư nội bộ.

Cũng đọc:

  • Các tính năng mới trong Google Apps được thiết kế cho các nhóm hợp tác
  • Cách chọn Đại lý Google Apps để triển khai
  • 40 phím tắt Google Apps quan trọng nhất

© Copyright 2020 | mobilegn.com