Đổi mới liên tục trong Google Apps là một phước lành hay một lời nguyền?

Nếu bạn duyệt Blog của Nhóm Gmail hoặc blog Cảnh báo cập nhật Google Apps, bạn sẽ thấy rằng một tính năng mới, công cụ hoặc chỉnh sửa giao diện người dùng được thực hiện cho Google Apps khoảng một tuần một lần. Một số thay đổi gần đây đối với Ứng dụng Google bao gồm bổ sung các vị trí Cuộc hẹn vào Lịch, khả năng thực hiện cuộc gọi đồng thời bằng Google Voice và khả năng yêu cầu đọc biên lai qua Google Mail. Các tính năng mới xuất hiện tự động, không có gì để cài đặt hoặc mua. Loại phát hành tính năng mới này không dành riêng cho Google Apps; các ứng dụng web phổ biến khác như Twitter và Facebook cập nhật ứng dụng của họ theo cùng một cách.

Google gọi quy trình này là "đổi mới liên tục" và tiếp thị nó như một lợi ích của Google Apps. Phát hành nhanh chóng các tính năng mới và cập nhật sản phẩm là điều tuyệt vời, nhưng cũng có một nhược điểm của sự thay đổi liên tục này không được Google nói đến, đó là cần liên tục cập nhật tài liệu đào tạo và gửi thông tin liên lạc đến người dùng.

Lợi ích của đổi mới liên tục

Cập nhật miễn phí

Không giống như mua phiên bản mới nhất của hệ điều hành hoặc phiên bản Adobe Photoshop mới nhất, không mất phí khi truy cập các bản cập nhật và đổi mới phần mềm mới nhất trong Google Apps. $ 50 / người dùng / năm bao gồm các bản cập nhật hàng tháng cho ứng dụng và đối với những người sử dụng phiên bản Google Apps miễn phí, các bản nâng cấp cũng miễn phí.

Không có chi phí lao động

Khi một tính năng mới như nhãn lồng nhau cho Gmail được phát hành, bản phát hành được quản lý bởi một nhóm các kỹ sư của Google. Quản trị viên CNTT địa phương không phải mất thời gian phát hành bản vá hoặc cài đặt phần mềm mới trên mỗi trạm riêng lẻ. Đối với một số tính năng, như tính năng Đọc hóa đơn mới, quản trị viên hệ thống chỉ cần nhấp vào nút để bật hoặc tắt tính năng này. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của bộ phận CNTT để họ có thể tập trung vào việc cung cấp các giải pháp CNTT và hỗ trợ cho các thách thức CNTT khác.

Tận dụng công nghệ mới nhất

Các bản phát hành công nghệ mới thường xuyên cho phép Google tận dụng các công nghệ web mới nhất như tích hợp HTML 5 và VOIP. Người dùng trên các trình duyệt hiện đại hỗ trợ HTML 5 ngay lập tức có quyền truy cập vào các tính năng như kéo và thả tệp đính kèm, sao chép và dán hình ảnh từ web vào phần thân của email.

Yêu cầu tính năng được thực hiện nhanh hơn

Với sự đổi mới liên tục, các yêu cầu tính năng như biên lai đọc, khả năng hiển thị bcc và hỗ trợ chữ ký văn bản phong phú nhanh chóng được tích hợp vào hệ thống. Google thường xuyên yêu cầu người dùng phản hồi sản phẩm và sau đó tích hợp các tính năng này vào sản phẩm. Nhiều người ngạc nhiên khi thấy rằng nhiều yêu cầu tính năng của họ có sẵn bằng cách thực sự kích hoạt một số phòng thí nghiệm Gmail hoặc Google Lịch nhất định.

Vụ nổ lớn chỉ xảy ra một lần

Sau khi triển khai Google Apps ban đầu, bộ phận CNTT không phải mất thời gian chuẩn bị cho phiên bản phần mềm tiếp theo. Điều này cũng có nghĩa là người dùng không cần phải dành thời gian tìm hiểu các phiên bản phần mềm hoàn toàn mới; họ chỉ cần học một hoặc hai tính năng mới mỗi tháng.

Hạn chế của đổi mới liên tục

Cập nhật tài liệu đào tạo

Tính năng mới phát hành tài liệu đào tạo hiệu quả như hướng dẫn sử dụng, tài liệu trợ giúp và video trực tuyến. Khi một tính năng mới được phát hành, các hướng dẫn cần được thêm vào tài liệu đào tạo hiện có. Thay đổi giao diện người dùng lớn yêu cầu hầu hết các ảnh chụp màn hình và video điện tử phải được tạo lại. Sử dụng ảnh chụp màn hình cũ với hướng dẫn bằng văn bản mới gây nhầm lẫn cho người dùng. Google thực hiện cập nhật các tài liệu đào tạo của họ trên learn.googl Ứng dụng.com, nhưng mỗi tổ chức riêng lẻ chịu trách nhiệm cập nhật các bản sao của tài liệu đào tạo mà họ lưu trữ trên các máy chủ hoặc trang web nội bộ của riêng họ.

Thêm email liên lạc CNTT

Người dùng Google Apps đang trong "chu kỳ phát hành theo lịch trình" bị chậm hai tuần trước khi phát hành các tính năng mới. Họ có thể sử dụng thời gian này để cập nhật tài liệu đào tạo và gửi thông tin liên lạc đến người dùng của họ về sự thay đổi này. Điều này liên quan đến việc tạo ra một quy trình kinh doanh để xử lý việc truyền thông của các cập nhật này.

Việc sử dụng không đúng các tính năng mới và người dùng bối rối

Khi các tổ chức không giao tiếp và đào tạo nhân viên đúng cách về các tính năng mới, nhiều tính năng sẽ không được sử dụng đúng mức. Nhân viên có thể xảy ra với các tính năng này hoặc chỉ cảm thấy bối rối khi giao diện thay đổi và vị trí của liên kết Danh bạ di chuyển lên màn hình 200 pixel. Nếu nhân viên Bộ phận Trợ giúp không ở trong vòng liên lạc, họ có thể đang thông tin sai cho người dùng và cung cấp hỗ trợ không chính xác.

Google đang làm gì về điều này?

Google cam kết cam kết đổi mới liên tục, vì vậy đừng hy vọng lịch phát hành sẽ thay đổi. Tuy nhiên, trong năm vừa qua Google đã phát hành một số tài nguyên để hỗ trợ người dùng triển khai các bản phát hành mới:

  • Lịch mới là gì: Lịch này hiển thị các bản phát hành sắp tới của các tính năng mới cho Google Apps.
  • Phát hành theo lịch so với Lịch phát hành nhanh: Quản trị viên Google Apps có thể chọn chu kỳ phát hành theo lịch hoặc chu kỳ phát hành nhanh. Những người trong chu kỳ nhanh chóng nhận được các bản cập nhật mới ngay khi họ sẵn sàng. Các tên miền trong chu kỳ phát hành theo lịch trình có thêm một hoặc hai tuần để chuẩn bị cho người dùng và tài liệu đào tạo của họ để thay đổi.
  • Trung tâm trợ giúp được cập nhật: Trung tâm trợ giúp được thiết kế và cập nhật mới cung cấp các hướng dẫn hiện tại về cách sử dụng tất cả hàng trăm tính năng trong Google Apps.

Cũng đọc:

  • Một nghiên cứu cho thấy gần 20% công ty sử dụng Google Apps
  • Cách chọn Đại lý Google Apps để triển khai
  • Vào ngày 1 tháng 8, Google Apps sẽ chỉ được hỗ trợ trong các trình duyệt hiện đại

© Copyright 2020 | mobilegn.com