Xác định Google Drive dựa trên nhu cầu của bạn

Xác định cách tổ chức và người dùng của bạn làm việc với Google Drive, sau đó định cấu hình ứng dụng và cài đặt để hỗ trợ nhu cầu của họ.

Đây là một câu hỏi từ vựng một câu hỏi cho bạn:

Thuật ngữ "Google Drive" có nghĩa là __________.

  1. Lưu trữ, như trong "hệ thống lưu trữ tệp Google Drive".
  2. Các ứng dụng trình duyệt, như trong "tạo tài liệu mới bằng cách đăng nhập vào Google Drive tại drive.google.com".
  3. Một ứng dụng đồng bộ hóa tệp, như trong "mở Google Drive trên Windows / Mac để truy cập các tệp của bạn".
  4. Một ứng dụng di động, như trong "tạo và chỉnh sửa tài liệu bằng ứng dụng Google Drive trên điện thoại của bạn".
  5. Tất cả những điều trên

    Tất nhiên, "5" là chính xác. Google Drive có thể đề cập đến bất kỳ mục nào trong bốn mục này.

    Kết thúc sự nhầm lẫn

    Nhiều định nghĩa của "Google Drive" có thể gây nhầm lẫn. Nếu bạn hướng dẫn một người "Mở tệp bằng Google Drive", họ nên mở trình duyệt hoặc ứng dụng? Cả hai hành động đều mở "Google Drive", nhưng để người dùng ở các môi trường khác nhau. Sự khác biệt ít quan trọng đối với người dùng đang cố gắng làm việc. Sự khác biệt không quan trọng, mặc dù. Mở tệp Word gốc bằng Google Drive trong trình duyệt sẽ hiển thị tệp và cho phép người dùng tạo một tệp hoàn toàn mới, được chuyển đổi theo định dạng Google Docs. Bây giờ có hai tập tin, thay vì một. Một ở định dạng Google Docs và một ở định dạng Word; điều này có thể gây ra nhiều nhầm lẫn và thất vọng.

    Thông thường, mọi người sử dụng Google Drive theo một trong hai cách:

    1. Để lưu trữ tài liệu Microsoft Office, hoặc
    2. Để tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu Google (hoặc web) gốc từ trình duyệt.

    Các tổ chức đã vượt ra khỏi Microsoft Office có thể dễ dàng. Google Drive lưu trữ các tệp của tổ chức và cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng cần thiết để tạo và chỉnh sửa tài liệu. Không có Microsoft Office được cài đặt, có rất ít cơ hội để nhầm lẫn.

    Thách thức nảy sinh trong các tổ chức sử dụng Google Apps cho email và chia sẻ lịch, nhưng vẫn sử dụng bộ Microsoft Office cho các tài liệu. Trong các cài đặt này, Google Drive chỉ đơn giản là lưu trữ tài liệu Microsoft Office. Đó là nơi nhiều ý nghĩa của "Google Drive" có thể gây nhầm lẫn.

    Nếu bạn không chắc chắn cách mọi người sử dụng Google Drive, hãy yêu cầu người dùng tạo tài liệu mới. Nếu họ mở Microsoft Word, có lẽ họ đang sử dụng Google Drive làm bộ nhớ. Nếu họ sử dụng trình duyệt, họ đang sử dụng toàn bộ sức mạnh của ứng dụng Google Drive. (Tôi biết rằng một số tổ chức sử dụng cả hai: Office cho các tài liệu được định dạng và Drive để cộng tác. Người dùng làm như vậy khá thành thạo về mặt kỹ thuật.)

    Đây là cách để giảm thiểu sự nhầm lẫn tiềm ẩn và các vấn đề trong mỗi hai môi trường.

    Người dùng tài liệu Microsoft Office nên truy cập Drive từ ứng dụng Drive trên máy tính hoặc ứng dụng di động Quickoffice

    1. Lưu trữ tài liệu Microsoft Office

    Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Apps for Business cho email và lịch và bộ Microsoft Office cho tài liệu, thì đây là cách tôi đề nghị bạn thiết lập hệ thống của mình để làm việc với các tài liệu.

    a. Cài đặt Google Drive trên hệ thống Mac / Windows để đồng bộ hóa tệp

    Cài đặt ứng dụng Google Drive (có sẵn cho Mac và Windows). Dạy người dùng truy cập Drive khi mở hoặc lưu tài liệu Office: trên các hệ thống Mac, bằng cách sử dụng Trình tìm kiếm Mac; trên các hệ thống Windows, bằng cách sử dụng "Menu bắt đầu" (hoặc lát, nếu sử dụng Windows 8).

    b. Sử dụng QuickScript cho Google Apps Business trên điện thoại thông minh và máy tính bảng

    Các ứng dụng di động QuickScript (có sẵn cho Android và iOS) cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu Office mà không cần chuyển đổi tài liệu sang định dạng Tài liệu Google gốc. Điều này giúp người dùng tránh được vấn đề "nhiều tài liệu" được nêu chi tiết ở trên. Các tệp được tạo trên thiết bị sẽ ở định dạng Microsoft Office hoặc định dạng ".txt" đơn giản, tất cả đều có thể được mở bằng Microsoft Office trên các hệ thống Mac hoặc Windows.

    Người dùng không có Microsoft Office nên truy cập Drive từ web hoặc ứng dụng di động Google Drive

    2. Làm việc với các tài liệu Google gốc

    Mọi thứ sẽ đơn giản hơn nếu tổ chức của bạn đã loại bỏ hoàn toàn Microsoft Office và hoàn toàn dựa vào Google Apps for Business để gửi email, lên lịch và cộng tác tài liệu.

    a. Sử dụng trình duyệt cho tất cả các hoạt động tệp trên hệ thống Mac / Windows

    Tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tệp trong trình duyệt tại http://drive.google.com. (Tôi khuyên bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome.) Google cung cấp chuyến tham quan tương tác hữu ích về các tính năng của Google Drive và Docs tại http: // learn.googl Ứng dụng.com / our-drive.

    (Lưu ý cho người dùng nâng cao: hãy nhớ rằng menu "Khác" cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào bất kỳ ứng dụng nào do quản trị viên cài đặt từ Google Marketplace. Ví dụ: đây là cách tôi truy cập ứng dụng web bản đồ tư duy MindMeister.)

    b. Sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại thông minh và máy tính bảng

    Ứng dụng di động Google Drive (có sẵn cho Android và iOS) cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu Google trên điện thoại thông minh và máy tính bảng. Các tệp được tạo trên thiết bị sẽ ở định dạng tài liệu Google "gốc" và có thể được chia sẻ với người khác để xem hoặc chỉnh sửa.

    Lưu ý dành cho người dùng có quyền lực: Tất nhiên, không có gì ngăn người dùng làm việc với các tệp ở mọi nơi (ví dụ: trong ứng dụng Google Drive Windows / Mac, trong QuickScript, trong ứng dụng di động Google Drive và trong ứng dụng trình duyệt drive.google.com). Người dùng thành thạo về mặt kỹ thuật sẽ không gặp vấn đề gì khi làm việc với từng công cụ này, chuyển đổi giữa chúng khi cần thiết.

    Dòng dưới cùng

    Trong một thế giới lý tưởng, các định dạng tệp sẽ không thành vấn đề: Người dùng Google Drive có thể mở và chỉnh sửa Microsoft Office và các tệp tài liệu Google gốc mà không cần tạo các bản sao "đã chuyển đổi". Có những dấu hiệu cho thấy Google đang làm việc hướng tới thế giới đó. (Vào tháng 6 năm 2013, François Beaufort đã đăng tải rằng kênh nhà phát triển của Chrome OS cho phép chỉnh sửa nguyên gốc các tệp Microsoft Office.) Cho đến lúc đó, hãy chọn công cụ Google Drive phù hợp cho người dùng của bạn, để họ biết ý của bạn khi bạn nói, " Lưu nó vào Google Drive. "

    Cũng đọc:

    • Chỉ đạo xung quanh ổ gà với Google Drive
    • Mười cách để tối đa hóa Google Drive của bạn
    • Năm cách tổ chức của bạn có thể cải thiện việc áp dụng Google Drive

    © Copyright 2020 | mobilegn.com