DIY: Cộng tác miễn phí với Thảo luận Google Docs

Tôi cộng tác trên các tài liệu hàng ngày, vì vậy tôi rất hào hứng khi tìm hiểu về Google Docs Thảo luận, một công cụ cộng tác có thể tạo ra một tác động lớn. Google đang cố gắng biến Google Apps thành giải pháp bộ công cụ văn phòng kinh doanh hàng đầu và việc thêm các cuộc thảo luận vào tài liệu tạo nên một bộ văn phòng dựa trên web cực kỳ thân thiện với doanh nghiệp. Và, vì Google Docs là miễn phí, nó có ý nghĩa hoàn hảo cho DIYers.

Những gì bạn cần để cộng tác với Google Docs

  • Tài khoản Gmail
  • Cộng tác viên với tài khoản Gmail
  • Tài liệu Google Docs

Cách thức thảo luận Google Docs hoạt động

Công cụ cộng tác Google Docs sẽ thêm một lớp mới trên tài liệu của bạn, đóng vai trò là không gian để thảo luận về tài liệu. Chỉ những người dùng được chủ sở hữu tài liệu mời mới có thể tham gia thảo luận, trừ khi cuộc thảo luận được công khai.

Trong quá trình hợp tác, bạn có thể làm như sau:

  • Thảo luận về tài liệu với các cộng tác viên được mời.
  • Ẩn hoặc di chuyển cửa sổ thảo luận và chỉnh sửa tài liệu.
  • Chỉnh sửa, xóa và giải quyết các bình luận được thực hiện bởi các cộng tác viên.
  • Trò chuyện với các cộng tác viên khác.

Không rõ ràng ngay lập tức cách sử dụng tính năng thảo luận Google Docs để cộng tác; tuy nhiên, khi bạn hiểu rõ về nó, tính năng này là một công cụ tuyệt vời để cộng tác. Dưới đây là hướng dẫn và mẹo về cách sử dụng tính năng Google Thảo luận trong Google Docs.

Cách sử dụng Thảo luận Google Docs

Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và sau đó mở tài liệu sẽ được sử dụng để cộng tác. Để mời cộng tác viên tham dự cuộc thảo luận, nhấp vào nút Chia sẻ để mở cửa sổ Mời. Khi cửa sổ Mời mở, bạn có thể mời tất cả các cộng tác viên cần thiết ( Hình A ). Hình A

Sau khi bạn gửi email, tất cả các cộng tác viên được mời sẽ cần xem email mời và nhấp vào liên kết được liên kết. Khi một người được mời mở liên kết, người đó sẽ có quyền truy cập vào tài liệu và cuộc thảo luận. Theo mặc định, mỗi cộng tác viên sẽ có quyền (đọc và ghi) tài liệu đầy đủ. Nếu bạn muốn thay đổi quyền của cộng tác viên, bạn nhấp vào menu thả xuống được chia sẻ và chọn Cài đặt được chia sẻ. Từ cửa sổ đó, bạn có thể chỉnh sửa trạng thái của người tham dự để phản ánh các quyền ( Hình B ). Bạn có thể thay đổi cài đặt quyền bất cứ lúc nào. Từ cửa sổ này, bạn có thể mời những người tham dự mới vào quá trình hợp tác. Hình B

Bạn cũng có thể thay đổi quyền riêng tư của cuộc thảo luận thành Công khai trên web, Bất kỳ ai có liên kết hoặc Riêng tư bằng cách nhấp vào liên kết Thay đổi trong phần Quyền riêng tư.

Mở cửa sổ Thảo luận Bước tiếp theo là mở cửa sổ Thảo luận bằng cách nhấp vào nút Thảo luận; cửa sổ Thảo luận có thể bao gồm toàn bộ tài liệu của bạn. Nếu bạn bấm vào gần đầu cửa sổ Thảo luận, bạn có thể di chuyển cửa sổ xung quanh để bạn có thể xem các cuộc thảo luận và làm việc trên tài liệu ( Hình C ). Bạn không thể thay đổi kích thước cửa sổ Thảo luận, vì vậy bạn sẽ phải đặt nó một cách chiến lược để nó tối đa hóa bất động sản trên màn hình của bạn. Với cửa sổ Thảo luận bao trùm tài liệu của bạn, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn cuộn trong tài liệu của mình, cửa sổ sẽ trở nên trong suốt; Khi bạn dừng cuộn, cửa sổ Thảo luận sẽ xuất hiện lại. Hình C

Nhấp vào hình ảnh để phóng to.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu khi cửa sổ Thảo luận mở, bạn phải đảm bảo cửa sổ không che tài liệu. Nếu cửa sổ Thảo luận theo cách này (đây là trường hợp nếu khi xem tài liệu, văn bản có hộp màu xanh mờ che phủ văn bản), hộp thảo luận sẽ xuất hiện lại khi bạn nhấp vào văn bản.

Đây là cách duy nhất để có thể giữ cho cửa sổ Thảo luận mở và hoạt động trong tài liệu của bạn cùng một lúc - chỉ cần di chuyển cuộc thảo luận ra khỏi văn bản.

Thảo luận về tài liệu

Mở cửa sổ Thảo luận, nhập bình luận của bạn và nhấn nút Đăng; tất cả các cộng tác viên sẽ thấy ngay bài viết của bạn. Thông qua quá trình thảo luận, tất cả các bài viết sẽ được lưu và có thể đọc được. (Thảo luận không xuất hiện trong khung trò chuyện.)

Theo mặc định, tất cả các bài đăng Thảo luận về Google Docs được gửi qua email cho tất cả các cộng tác viên. Nếu bạn muốn thay đổi quy trình này, bạn có thể nhấp vào trình đơn thả xuống Thảo luận và sau đó chọn Cài đặt thông báo thảo luận. Trong cửa sổ mới, bạn có thể đặt cách bạn muốn gửi thông báo, nếu có ( Hình D ). Google không khuyên bạn nên tắt thông báo cho người tham gia, nhưng bạn có thể có người tham gia không muốn nhận các thông báo email này. Hình dung

Giải quyết các cuộc thảo luận Khả năng giải quyết các cuộc thảo luận là một trong những tính năng tốt nhất của công cụ. Ví dụ: giả sử bạn đang thảo luận về một khía cạnh cụ thể của tài liệu và, tại một số điểm, khía cạnh đó được giải quyết trong cuộc thảo luận; bạn có thể biểu thị điều đó bằng cách chọn Giải quyết từ menu thả xuống Thảo luận. Một lớp phủ sẽ xuất hiện cho phép bạn hủy hoặc tiếp tục đánh dấu một chủ đề thảo luận là đã giải quyết. Khi một cuộc thảo luận được đánh dấu là đã được giải quyết, không ai có thể gửi trả lời cho chủ đề đó. Bất kỳ cộng tác viên tham gia vào cuộc thảo luận có thể đánh dấu một chủ đề là giải quyết. Chỉnh sửa hoặc xóa các cuộc thảo luận

Để chỉnh sửa một cuộc thảo luận trong một chuỗi, nhấp vào trình đơn thả xuống được liên kết với chuỗi đó và chọn Chỉnh sửa; Khi bạn làm, văn bản trong cuộc thảo luận sẽ mở để chỉnh sửa.

Để xóa một cuộc thảo luận trong một chủ đề, nhấp vào thả xuống liên kết với chủ đề và chọn Xóa. May mắn thay, Google đã làm cho nó để chỉ người khởi tạo của một chủ đề thảo luận có thể xóa một chủ đề.

Trò chuyện về sự hợp tác

Nếu bạn muốn đưa ra nhận xét nhưng không nhất thiết phải nằm trong nội dung của cuộc thảo luận cộng tác, bạn có thể sử dụng ngăn trò chuyện. Trong danh sách những người tham dự, bạn có thể mở ngăn trò chuyện (nằm ở bên phải cửa sổ tài liệu) và bắt đầu trò chuyện về sự hợp tác. Những cuộc trò chuyện này không được lưu trong cuộc thảo luận tài liệu.

Xuất bản lên web

Nếu bạn nhấp vào menu thả xuống Chia sẻ, bạn có thể chọn Xuất bản Tài liệu lên Web. Trước khi xuất bản tài liệu của bạn lên web, bạn sẽ muốn suy nghĩ cẩn thận về việc bạn có muốn mọi người có thể xem tài liệu đó không.

Kết thúc phiên cộng tác Khi cộng tác viên đóng tài liệu, họ sẽ không còn xuất hiện trong danh sách thả xuống phía trên ngăn trò chuyện. Miễn là cộng tác viên lưu liên kết mời, họ có thể tham gia lại cuộc thảo luận bất cứ lúc nào.

Ngay cả khi tất cả các cộng tác viên và chủ sở hữu của tài liệu đã rời khỏi cuộc thảo luận và đóng tài liệu, cuộc thảo luận hợp tác vẫn là một phần của tài liệu. Khi bất kỳ cộng tác viên mở tài liệu, họ có thể xem các cuộc thảo luận.

Tóm lược

Các tính năng cộng tác mới này làm cho Google Docs trở thành một ứng cử viên nặng ký với Microsoft Office và LibreOffice, đặc biệt đối với bất kỳ ai cần một bộ công cụ văn phòng và công cụ cộng tác khi đang di chuyển. Và, vì tính năng Thảo luận Google Docs không tốn bất kỳ chi phí nào, nên nó hoàn toàn hợp lý cho các cửa hàng DIY.

Google Docs có đang trở thành sự thay thế hoàn hảo cho các giải pháp di động ít tốn kém hơn không? Hãy cho chúng tôi những gì bạn nghĩ trong cuộc thảo luận.

© Copyright 2020 | mobilegn.com