Google Apps v. Office 365: Quản lý nội dung và tài liệu

Lưu ý của biên tập viên: Bài đăng này ban đầu được xuất bản vào tháng 6 năm 2012. Nó đã được cập nhật khi cần thiết, cùng với bảng tính so sánh được liên kết của nó, để phản ánh thông tin mới nhất cho cả Google Apps và Office 365.

Trước đây, trong loạt bài liên tục của tôi so sánh Google Apps và Office 365, tôi đã so sánh một số nhóm tính năng, bắt đầu với các ứng dụng năng suất cơ bản của chúng và chuyển sang dòng sản phẩm e-mail và tin nhắn và lịch. Trong phần này, tôi sẽ so sánh các khía cạnh khác nhau của phần mềm quản lý tài liệu và nội dung của mỗi người, chủ yếu liên quan đến các tính năng có ít nhất một số thuộc tính chồng chéo, vì hai dịch vụ có thể được ghi nhận là không giống nhau về phương pháp tiếp cận.

SharePoint Online, có thể được mua dưới dạng độc lập, nhưng được bao gồm trong các gói Office 365 khác nhau, là phiên bản rút gọn của phiên bản SharePoint 2010 tại cơ sở của Microsoft và nhằm mục đích đưa các nhóm người dùng lại với nhau trên một nền tảng theo thứ tự cộng tác trên các tài liệu năng suất chung (MS Office), cải thiện quản lý các tài liệu đó và cung cấp các công cụ để thiết kế nội dung kinh doanh có liên quan và sắp xếp hợp lý các quy trình công việc trong các không gian được phối hợp tốt. Không có nghĩa là Google Apps có thể nói như vậy, ít nhất là cho một ứng dụng. Người ta phải sử dụng kết hợp Google Docs, dịch vụ Trang web của Google Apps và ở một mức độ nhất định, -Google Drive, để họ đạt được một bộ tính năng tương tự với SharePoint Online. Tuy nhiên, ngay cả khi thực hiện điều này, người ta có thể thấy rằng Google Apps không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định mà các doanh nghiệp lớn hơn yêu cầu, mà còn ở một mức độ liên tục và quyền bá chủ nhất định mà người dùng SharePoint đã sử dụng. Nghe có vẻ cứng nhắc, điều này thực sự giúp tạo ra một thiết lập gắn kết và quen thuộc hơn (người dùng doanh nghiệp ghét những điều bất ngờ).

Vậy tại sao thậm chí còn so sánh giữa Google Apps với Office 365 về mặt quản lý tài liệu và nội dung khi hầu hết có thể đã nghe câu chuyện của David và Goliath trước đây? Vâng, đối với một, Google Apps có thể được lưu ý là một giải pháp không thể chấp nhận được đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn và ở một mức độ nhất định, phù hợp hơn khi một người cân nhắc thời gian và chi phí cần thiết để quản lý việc triển khai SharePoint. Trên thực tế, như một sản phẩm tốt như tôi nghĩ SharePoint, tôi rất táo bạo khi nói rằng hầu hết các tổ chức không sử dụng đầy đủ phần lớn các tính năng mà nó cung cấp. Thứ hai, trong một số khía cạnh, một tổ chức có khả năng tùy chỉnh các Trang web của Google nhằm mục đích rất nhiều các tính năng đi kèm với SharePoint Online. Mặc dù điều này có thể là một sự kéo dài, về mặt lý thuyết, người ta có thể sử dụng Google App Engine và Google Drive để tạo ra các thành phần thô sơ gần giống với SharePoint Online. Hơn nữa, một tổ chức cũng có thể liên kết các ứng dụng từ Google Apps Marketplace, để cung cấp các công cụ cho các hoạt động như dự án, nhiệm vụ và quản lý liên hệ. Tuy nhiên, tôi sẽ lưu cái này cho bài viết khác.

Các tính năng mà Google Apps và Office 365 - hay tôi nên nói, Google Sites và SharePoint trực tuyến - có điểm chung đáng chú ý nhất, liên quan đến lược đồ trang wiki của các trang web và các thành phần My Site và My Profile của SharePoint. Một lần nữa, Google Apps để lại nhiều sự tưởng tượng của các tác giả, trong khi SharePoint Online sử dụng các mẫu và vật liệu tổng hợp phổ biến được gọi là các phần web, có thể được kiểm soát theo mô-đun và cấp quyền cho người dùng. Nếu đây là tất cả các tổ chức đang tìm cách thoát khỏi một trang web, mà không cần nhiều công cụ quản lý tài liệu hoặc thiết kế nội dung của SharePoint Online, chẳng hạn như các trang web mạng nội bộ và trang web công khai, tôi có thể nói rằng Google Apps là sự lựa chọn tốt hơn của hai người; có lẽ vì tiết kiệm chi phí một mình. Mặt khác, nếu tổ chức của bạn cam kết giải quyết hiệu quả các vấn đề giao tiếp giữa các cá nhân và thúc đẩy năng suất, thì không có cạnh tranh, SharePoint Online là người chiến thắng rõ ràng.

Dưới đây là các khu vực tính năng chính mà tôi bao gồm trong biểu đồ

  • Tài liệu đồng tác giả / cộng tác
  • Điều hướng và tìm kiếm tài liệu
  • Thông báo thay đổi tài liệu
  • Tài liệu di động
  • Đồng bộ hóa tài liệu ngoại tuyến
  • Hợp tác nội dung và quản lý tác vụ
  • Trang web tên miền
  • Công cụ nội dung xã hội
  • Sao lưu dữ liệu nội dung

Biểu đồ rất chi tiết, vì vậy, đối với những người thích lưu phiên bản vào máy tính để bàn và thao tác, bạn có thể tải xuống biểu đồ Excel. Nếu bạn muốn xem phiên bản chụp nhanh, nhấp vào hình thu nhỏ bên dưới để mở kích thước đầy đủ.

Công cụ liên quan :

Bộ công cụ so sánh chi phí của TechRepublic: Google Apps so với Office 365

Tải về công cụ này để tìm ra bộ năng suất trực tuyến nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Tải xuống này có sẵn miễn phí như một phần của thành viên TechRepublic Pro hoặc có thể được mua thông qua cửa hàng trực tuyến của chúng tôi.

© Copyright 2020 | mobilegn.com