Google Apps v. Office 365: So sánh trực tiếp các tính năng

Lưu ý của biên tập viên: Bài đăng này ban đầu được xuất bản vào ngày 1 tháng 5 năm 2012. Nó đã được cập nhật khi cần thiết, cùng với bảng tính so sánh được liên kết, để phản ánh thông tin mới nhất cho cả Google Apps và Office 365.

Do mức độ phát triển mà cả Google Apps và Office 365 của Microsoft đã phát triển gần đây hoặc chỉ là khối lượng tính năng tuyệt vời mà mỗi dịch vụ hiện cung cấp, quyết định "đám mây văn phòng" nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ của bạn đã trở nên cực kỳ nan giải nhiệm vụ, đầy rẫy rủi ro. Có một số yếu tố cần xem xét để tránh thực sự gây tổn hại đến năng suất của một tổ chức hoặc nhấn chìm nó vào chi phí chìm và chi tiêu không lường trước được. Hơn nữa, có những sự đánh đổi khác khi chọn một dịch vụ khác, vượt xa bộ công cụ năng suất cơ bản mỗi ưu đãi - SLA, hỗ trợ ứng dụng và đặc biệt là văn hóa người dùng và áp dụng.

Để giúp giảm bớt sự e ngại khi chọn Google Apps trên Office 365 hoặc ngược lại, tôi sẽ tạo một loạt các bài đăng sẽ đi qua hầu như mọi ngóc ngách của mỗi dịch vụ. Ngoài ra, tôi sẽ giới thiệu các tính năng tương tự với nhau để mô tả cách một tính năng có thể phù hợp hơn với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và / hoặc lớn, hoặc chỉ giải thích cách thức đơn giản có thể vượt trội so với các doanh nghiệp khác. Tôi sẽ làm điều này bằng biểu đồ so sánh có thể tải xuống (định dạng Excel), mà tôi sẽ mô tả ngắn gọn bên dưới. Bạn cũng có thể tìm thấy một mẫu đính kèm của biểu đồ mà bạn có thể muốn sử dụng / tự điền vào, tiến hành nghiên cứu của riêng bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào hình thu nhỏ bên dưới, nếu bạn chỉ muốn xem ảnh chụp nhanh của bảng tính ở chế độ xem kích thước đầy đủ mà không cần tải xuống bất cứ điều gì.

Trước tiên, chúng ta sẽ xem xét các ứng dụng văn phòng, ứng dụng quản lý tài liệu và năng suất cơ bản nhất.

Ứng dụng năng suất

Các ứng dụng mà cả Google Apps và Office 365 được biết đến nhiều nhất là các ứng dụng bộ năng suất bao gồm phần mềm xử lý văn bản, bản trình bày và bảng tính. Các ứng dụng này được gọi là Google Docs trong Google Apps và Office Web Apps trong Office 365. Cả hai bộ cũng bao gồm một số công cụ bổ sung để đi kèm với các ứng dụng cốt lõi này cũng có thể được cho là đã được thiết kế để thúc đẩy ý tưởng tăng năng suất văn phòng. Đối với Google Apps, ứng dụng này bao gồm các ứng dụng Biểu mẫu và Vẽ, trong khi Office 365 cung cấp phiên bản trực tuyến của phần mềm OneNote trên máy tính để bàn.

Nhận thấy rằng có lẽ hầu hết các nhân viên doanh nghiệp dành phần lớn thời gian trong ngày của họ để tạo hoặc cộng tác trên các tài liệu xử lý văn bản, trình bày hoặc bảng tính, đây là nơi mà cả Google và Microsoft đều chú trọng phát triển. Phần lớn, Google đã tập trung vào việc loại bỏ những gì Microsoft đã xây dựng bằng phần mềm máy tính để bàn Office của mình trong nhiều năm, bằng cách tạo ra một giao diện đơn giản nhưng trực quan mà người dùng phần mềm năng suất, như Office, có thể dễ dàng điều hướng, mà không cần phải học hỏi nhiều. . Microsoft đã thực hiện một cách tiếp cận tương tự, nhưng loại bỏ hoàn toàn đường cong học tập ra khỏi phương trình bằng cách giảm một số phần nhất định hoặc các tính năng nâng cao của phần mềm Office 2010 trên máy tính để bàn. Các phiên bản máy tính để bàn và điện toán đám mây của Microsoft gần như là một hình ảnh nhổ nước bọt của nhau, hơi giống với cách người ta có thể mua một chiếc xe hơi. Chọn Ứng dụng web Office giống như chọn một mẫu xe cùng loại rẻ hơn, nhưng trừ ghế da, động cơ nhanh hơn, cửa sổ trời và các tiện ích bổ sung lạ mắt khác.

Cả hai bộ năng suất sẽ hoàn thành công việc, nghĩa là 99% công việc chính mà phần lớn người dùng doanh nghiệp thực hiện có thể được thực hiện với một trong hai bộ ứng dụng. Tuy nhiên, đối với 1% công việc còn lại cần hoàn thành, Google Apps bị bỏ lại phía sau, đơn giản vì Office Web Apps cho phép người dùng tùy chọn tích hợp với máy tính để bàn tương đương với Word, PowerPoint, Excel và thậm chí OneNote, chỉ trong trường hợp nhiệm vụ nâng cao hơn, như tạo chương trình VBA, là bắt buộc.

Quản lý tài liệu

Có nhiều thứ hơn là chỉ tạo tài liệu với các ứng dụng năng suất (ví dụ: bộ xử lý văn bản hoặc bảng tính) chứ không chỉ là chính các ứng dụng. Có một số nghĩa vụ người ta phải thực hiện để quản lý tài liệu đúng cách và dữ liệu hoặc thông tin trong đó có hiệu quả. Cụ thể, liên quan đến những gì có sẵn trên Google Apps / Google Docs và Office 365 / Office Web Apps, có sự chia sẻ và cộng tác của các tài liệu với các đồng nghiệp, khả năng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến chỉ trong trường hợp kết nối Internet bị mất hoặc không khả dụng, đồng bộ hóa giữa tài liệu có nguồn gốc từ đám mây và máy tính để bàn, điều hướng và tìm kiếm tài liệu, nhập và xuất tài liệu, và sửa đổi / phiên bản tài liệu.

Hầu hết người dùng doanh nghiệp làm việc theo nhóm và không chỉ cần chia sẻ tài liệu của họ với đồng đội mà còn cộng tác với họ trên các tài liệu đó trong thời gian thực. Cả Google Apps và Office 365 đều có khả năng chia sẻ, cộng tác hoặc tài liệu đồng tác giả trong thời gian thực hoặc trong trường hợp của Office 365, giả thời gian thực. Sự khác biệt thực sự giữa hai điều này có thể là vấn đề ưu tiên - nơi các tài liệu Google Docs có cách tiếp cận chia sẻ và cộng tác đơn giản hơn, Office 365 đưa ra một số cơ chế để ngăn hai tác giả chỉnh sửa cùng một dữ liệu. Cả hai đều có thể được ghi nhận là phù hợp với cả những doanh nghiệp lớn nhất, đặc biệt là khi xem xét rằng loại công nghệ này còn khá mới và thực sự không có ở nơi nào khác, ít nhất là trên phạm vi rộng.

Chỉnh sửa ngoại tuyến, đồng bộ hóa tài liệu và nhập / xuất tài liệu là ba tính năng liên quan chặt chẽ vì cả hai đều được đưa ra với ý tưởng rằng người dùng yêu cầu loại dịch vụ này, cho dù là thông qua Google Docs hoặc Office Web Apps, có lẽ không có ý định đắm mình hoàn toàn vào đám mây. Cả Google Apps và Office 365 đều có nhiều phương tiện để cung cấp tất cả các tính năng này, nhưng tất cả đều có lý do cần quan tâm khi nói đến doanh nghiệp lớn.

Điều hướng và tìm kiếm tài liệu có thể là một tập hợp các tính năng trước đây được cấp, do tất cả chúng ta đã từng sử dụng một loại phần mềm quản lý tệp dựa trên hệ điều hành như Windows Explorer cho đến gần đây, khi trình duyệt Internet trở nên cần thiết để truy cập tài liệu trực tuyến. Mặc dù những tiến bộ đã được thực hiện trong lãnh thổ này, hầu hết sẽ thấy rằng cả hai dịch vụ đều thiếu một "je ne sais quoi" nhất định - tính trôi chảy.

Sửa đổi tài liệu có thể được gọi là hành động của cả hai lưu trữ các bản sao cũ của cùng một tài liệu với khả năng lưu trữ một bản sửa đổi trên ý thích, trong khi phiên bản đưa thói quen này tiến thêm một bước bằng cách cho tác giả hiểu được sự khác biệt giữa mỗi phiên bản, như với CVS (Hệ thống phiên bản đồng thời). Mặc dù cả tài liệu Google Docs và Office Web Apps đều có đủ phương pháp để theo dõi lịch sử sửa đổi lâu dài, nhưng mọi tính năng phiên bản đều bị thiếu. Điều này có thể chỉ cần thiết cho người dùng nâng cao, chẳng hạn như nhà phát triển, nhưng là thứ chắc chắn có thể làm sâu sắc thêm đối số để di chuyển hoàn toàn lên đám mây. Hơn nữa, có thể nói rằng tất cả người dùng cần bắt đầu sử dụng CVS.

Sử dụng biểu đồ

Biểu đồ định dạng Excel có thể tải xuống được tổ chức như sau:

Cột tính năng chỉ liệt kê dịch vụ theo yêu cầu hoặc cung cấp trong câu hỏi. Điều này không được nhầm lẫn với các ứng dụng thực tế, vì chúng được liệt kê dưới các cột được gọi là Ứng dụng / Dịch vụ của GoogleOffice 365 .

  • Cột Ứng dụng / Dịch vụ của Google: Liệt kê bất kỳ ứng dụng hoặc dịch vụ chung nào được liên kết với tính năng Ứng dụng Google được liệt kê.
  • Cột Ứng dụng / Dịch vụ Office 365: Liệt kê bất kỳ ứng dụng hoặc dịch vụ chung nào được liên kết với tính năng Office 365 được liệt kê.
  • Cột Kích thước doanh nghiệp (Nhỏ, Trung bình và Lớn): GA (Google Apps) hoặc 365 (Office) cho biết cột nào phù hợp trong từng môi trường. Có thể là một hoặc cả hai, và đôi khi "Không."
  • Cột so sánh: Cột này liệt kê tất cả các mặt tích cực và tiêu cực liên quan đến việc chọn một tính năng / ứng dụng dịch vụ đám mây so với cái kia. Điều này có thể liên quan đến mức độ phù hợp của nó đối với một doanh nghiệp có quy mô cụ thể. Nhưng có lẽ, quan trọng hơn, việc mua lại có thể minh họa cách Google Apps hoặc Office 365 thực hiện theo những gì nó nhắm đến để hoàn thành hoặc thậm chí cách một dịch vụ vượt qua đối thủ.

Cũng thấy:

  • Cách chọn gói Office 365 dành cho doanh nghiệp
  • Bộ công cụ so sánh chi phí TechRepublic: Google Apps so với Office 365: Tải xuống công cụ này để tìm ra bộ năng suất trực tuyến nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Tải xuống này có sẵn miễn phí như một phần của thành viên TechRepublic Pro hoặc có thể được mua thông qua cửa hàng trực tuyến của chúng tôi.

© Copyright 2020 | mobilegn.com