Cách Google Apps hoạt động khi mọi người thực sự sử dụng nó

Khoảng sáu tháng trước, khoảng một chục người ở Buffalo, NY, bao gồm cả bản thân tôi, muốn kết hợp một thứ có thể khiến mọi người nói về những ý tưởng tuyệt vời. Đó là TEDxBuffalo, một phiên bản được cấp phép, tổ chức độc lập và quy mô nhỏ hơn nhiều của các hội nghị TED toàn cầu sản xuất các video "TED Talks" lan truyền mạnh mẽ mà ngay cả chú của bạn ở Omaha cũng nghĩ là tiện lợi. Theo thời gian, hàng tá người đó đã phát triển thành một nhóm người trợ giúp lớn hơn và chúng tôi cần một cái gì đó để quản lý thông tin liên lạc, tài liệu và nhiều thông tin của chúng tôi. Tôi là người đứng đầu và tôi đã chọn cài đặt Google Apps.

Tại sao lại có Google Apps?

Tôi đã chọn Google Apps vì một vài lý do. Đối với một người, thực sự đã có một nỗ lực thất bại tại TEDxBuffalo trước vòng đấu của chúng tôi và chúng tôi đã có thể cứu vãn việc cài đặt Google Apps, cho phép chúng tôi sử dụng cài đặt miễn phí dễ dàng hơn trước khi Google giảm giới hạn người dùng miễn phí cho 10 người . Các doanh nghiệp có lý do thuyết phục để nâng cấp, nhưng sự kiện TEDx của chúng tôi là một hoạt động phi lợi nhuận, hoàn toàn tự nguyện, vì vậy chúng tôi tận dụng cơ hội để có các công cụ miền riêng miễn phí.

Hầu hết nhóm của chúng tôi khá am hiểu về công nghệ và một số ít là cựu chiến binh và người hâm mộ của Gmail, Google Docs và các công cụ miễn phí khác ngoài Mountain View. Và tôi không phải là người vô tư - tôi đã viết hướng dẫn cho người mới bắt đầu Android của mình trên Google Docs, quản lý một phần lớn cuộc sống của tôi thông qua Gmail và Lịch Google và trước đây tôi đã sử dụng các công cụ Google cộng tác với các biên tập viên đồng nghiệp của mình tại Lifehacker. Google là con đường để đi, dường như.

Chi phí của một công cụ miễn phí đã được thực hiện rõ ràng ngay lập tức. Việc thiết lập tài khoản " " khá dễ dàng từ cuối của tôi và thậm chí tạo danh sách email của nhóm phụ cho "Tiếp thị", "Chương trình" và tương tự từ các điều khiển Bảng điều khiển ứng dụng. Nhưng hãy nhớ rằng Google Apps, đặc biệt là đa dạng miễn phí, có một loại thiết lập dịch vụ khách hàng phức tạp, do đó, tôi và một số người am hiểu Google khác phải đảm bảo mọi người đều có thể truy cập email tedxbuffalo.com của họ - từ họ máy tính ở nhà, văn phòng của họ, điện thoại của họ, bất cứ nơi nào họ xảy ra khi họ kiểm tra xem nhóm tình nguyện của họ dự định làm gì.

Với một số ít người, đó là một phiên 10 phút nhỏ bạn có thể làm sau một cuộc họp. Với 30 người có trình độ Google rất khác nhau, đó là hai cuộc họp rất tốn năng lượng. Và khi mọi người nhận được tin nhắn từ danh sách "tedxbuffalo-marketing", nhưng nhận lại tin nhắn "Bạn không được phép đăng" khi họ trả lời, đó là sự pha trộn giữa cả sự xa lánh và sự thất vọng mà ai đó phải khắc phục.

Cuối cùng, hầu hết những người thực sự muốn duy trì kết nối sẽ tìm ra cách nhận email của họ và chấp nhận rằng việc tham gia một tổ chức đòi hỏi một số mức độ rắc rối, bất kể sử dụng công cụ nào. Nhưng để lại nhiều đăng nhập tài khoản được phát hiện và định cấu hình bởi những người làm việc với máy tính để kiếm sống có lẽ là một bước đi thông minh. Đối với mọi người khác; mở một trình duyệt riêng hoặc cửa sổ riêng tư / ẩn danh.

Tài liệu

Thế còn Docs, nơi mà công việc thực tế được thực hiện? Đối với tôi, một nhà văn tự do di chuyển giữa các hệ thống và địa điểm khá nhiều, Docs khá tuyệt vời. Đối với một nhóm gồm 30 người trở lên hợp tác trong các nhiệm vụ được xác định rộng rãi, chắc chắn đó là một phước lành hỗn hợp. Để được cụ thể:

Tốt

  • Không bao giờ phải đối phó với các vấn đề .doc / docx giữa các phiên bản khác nhau của Microsoft Office.
  • Một phương tiện khá dễ dàng để chia sẻ tài liệu giữa các thành viên, nếu tài khoản của họ có thể truy cập được.
  • Các biểu mẫu thực sự dễ dàng được đính kèm vào bảng tính, giúp dễ dàng thu thập dữ liệu từ nhóm hoặc từ trang web lớn.
  • Các tài liệu văn bản và bảng tính rất mạnh mẽ (và được lưu tự động) trong khi các bản trình bày kiểu PowerPoint nhìn chung khá đẹp (và vô tình không khuyến khích quá nhiều sự phụ thuộc vào các trang chiếu).
  • Rất nhiều không gian - vô tận, thực sự - với chi phí rất thấp và không ai cần phải dành một buổi chiều cuối tuần để thiết lập một máy chủ hoặc bất cứ thứ gì tương tự.

Những người xấu

  • Danh sách tài liệu và "kiểm soát phiên bản." Danh sách các tài liệu gần đây của ol lớn hoạt động tuyệt vời nếu bạn là cửa hàng một người. Khi bạn có một nhóm khá lớn, sẽ rất dễ để mất dấu vết về việc ai có quyền truy cập vào cái gì, loại kế hoạch đặt tên nào bạn đang sử dụng để chỉ định một cái gì đó là "chính thức" hoặc "đã kết thúc" và tại sao Tim không thể thấy tài liệu mà Mary được cho là chia sẻ với mọi người. Bạn có thể tạo "Bộ sưu tập" giống như thư mục và chia sẻ chúng, nhưng chúng tôi gặp vấn đề tương tự - ai có thể nhìn thấy chúng, và ý nghĩa của chúng là gì? Bạn cần một kế hoạch và một kế hoạch đặt tên chặt chẽ, để sử dụng Google Docs một cách chuyên nghiệp (thực sự giống như bất kỳ không gian tài liệu được chia sẻ nào), nhưng thật quá dễ dàng để nghĩ rằng nó sẽ tự sắp xếp khi tất cả nằm trên đám mây.
  • Các hình thức đơn giản, với các sơ đồ đơn giản, nhìn đẹp và tốt. Nhưng cũng giống như Office, có những chủ đề và tác phẩm nghệ thuật clip quá hấp dẫn mọi người tạo ra một công cụ thu thập dữ liệu tốt khác trông giống như một kỳ thi tuyển sinh cho một số trường mầm non ảo giác.
  • Tôi đã đề cập đến bản chất khó khăn của nhiều tài khoản? Hơn một lần, tôi hoặc thành viên nhóm sẽ vô tình tạo tài liệu TEDxBuffalo trong tài khoản Google Docs cá nhân / Gmail của họ. Sau đó thì sao? Chia sẻ nó với tài khoản TEDxBuffalo của một người, sau đó chia sẻ lại cho nhóm rộng hơn? Tải về và tải lên lại? Nó không phải là một công cụ giải quyết mọi lúc, nhưng nó đã xảy ra nhiều hơn một lần.

Dòng dưới cùng

Thành thật tôi không thể nghĩ ra một hệ thống có thể thay thế Google Docs và Google Apps cho nhóm của chúng tôi, hoạt động ở nhiều nơi khác nhau, vào những thời điểm khác nhau và với tất cả các loại công nghệ khác nhau. Thật dễ dàng để bị làm phiền với những điều nhỏ nhặt - quản lý liên hệ, độ rộng cột bảng tính mặc định, lựa chọn phông chữ trên bản trình bày - khi vấn đề chính về lưu trữ tệp, sao lưu, truy cập và, một lần nữa, chi phí đã được giảm bớt.

Nếu chúng tôi không làm việc theo lịch trình năm tháng khá chặt chẽ để tổ chức một hội nghị, chúng tôi có thể đã mang đến một người có kinh nghiệm để thiết lập ví dụ Google Apps của chúng tôi, cung cấp cho chúng tôi một số hướng dẫn và dự đoán những cơn đau đầu của chúng tôi . Và chúng tôi có thể đã sử dụng tốt hơn các tính năng mà chúng tôi chưa bao giờ có cơ hội, như "mạng nội bộ" dựa trên Trang web hoặc Lịch được chia sẻ dường như chưa bao giờ xuất khẩu đúng cách. Chúng tôi chắc chắn sẽ làm điều đó vào năm 2012 - ngay cả khi người có kinh nghiệm đó cuối cùng trở thành một trong số chúng tôi.

Trong mọi trường hợp, chúng tôi đã bán các vị trí tài trợ của mình với các bộ dụng cụ được tạo trong Docs, những người tham dự được mời và phản hồi chào mời (sử dụng một phiên bản MailChimp được tích hợp ứng dụng), lên kế hoạch cho một ngày trong một bảng tính lớn và Google đã bỏ qua cho nhau . Và chúng tôi đã chuyển sản phẩm của mình, có thể nói, và có lẽ chúng tôi sẽ sử dụng Google Apps để làm lại từ đầu.

© Copyright 2020 | mobilegn.com