Năm lời khuyên để sản xuất tài liệu đào tạo thực hành tốt nhất

Cho dù bạn có trách nhiệm đào tạo mọi người làm công việc mới, sử dụng phần mềm máy tính, trả lời các cuộc gọi của khách hàng hoặc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác, thì vẫn có thể - chính thức hóa hay không - có những thực hành tốt nhất mà bộ phận của bạn tuân theo để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và thống nhất nhất có thể. Thật không may, các quy trình đó thường không có giấy tờ, làm cho việc đào tạo trở thành một quảng cáo, đôi khi không nhất quán, được thực hiện.

Tin vui là bạn có thể dựa vào một vài ứng dụng Office để thực hiện quy trình hữu cơ hơn để tạo tài liệu đào tạo. Dưới đây là một số mẹo để kết hợp các thực tiễn tốt nhất của bạn vào các tài nguyên bạn có thể điều chỉnh, phân phối và sửa đổi khi cần.

1: Tạo sổ ghi chép thực hành tốt nhất

Một thực tiễn tốt nhất bạn đã phát triển có lẽ không chỉ xuất hiện trong đầu bạn một ngày nào đó. Bạn có thể đã làm việc với một nhóm - có lẽ trong một khoảng thời gian dài - để xem xét các cách tốt nhất để hoàn thành quy trình và xác định khoảng cách ngắn nhất giữa hai điểm. Ví dụ, hãy xem xét một cuộc gọi cho hỗ trợ kỹ thuật trong bộ phận CNTT của bạn. Quá trình có thể diễn ra như sau: Cuộc gọi được nhận và ghi lại; một số trường hợp được chỉ định; một danh mục được chọn; yêu cầu được chuyển đến một trong những công nghệ hỗ trợ được tính với danh mục đó; cuộc gọi đi vào hàng đợi; và kỹ thuật nhận sẽ trả lời cuộc gọi, nộp báo cáo công nghệ và đóng hồ sơ.

Cho dù quá trình dài hay ngắn, cũ hay mới, hãy tạo sổ ghi chép OneNote 2010 để lưu trữ các thực tiễn tốt nhất bạn muốn sử dụng làm cơ sở cho việc đào tạo của mình. Thiết lập sổ ghi chép dưới dạng sổ ghi chép chung để tất cả mọi người trong nhóm của bạn có thể thêm suy nghĩ và đề xuất của riêng họ khi bạn hợp nhất nội dung.

2: Xây dựng đào tạo của bạn trên các quy trình được phê duyệt

Khi bạn đã đạt được một số sự đồng thuận về các thực tiễn tốt nhất bạn muốn sử dụng, bạn có thể tạo bản trình bày từ nội dung trong sổ ghi chép OneNote của mình. PowerPoint 2010 cho phép bạn mở sổ ghi chép OneNote của mình cùng với bản trình bày đang phát triển. Bạn sẽ chọn được cuốn sổ nào - và thậm chí phần nào trong sổ ghi chép - để mở. Sau đó, bạn có thể sao chép và dán nội dung, sử dụng các tài nguyên bạn đã thu thập hoặc chỉ đơn giản là sử dụng các ghi chú làm lời nhắc để tạo các trang trình bày cho đào tạo ( Hình A ).

Hình A

Bạn có thể mở sổ ghi chép OneNote của mình bên cạnh bản trình bày để bạn có thể sử dụng nội dung được phê duyệt để xây dựng tài nguyên đào tạo của mình.

3: Tạo tờ rơi từ cùng một vật liệu

Sau khi bạn mang nội dung thực hành tốt nhất của bạn vào bản trình bày PowerPoint, bạn có thể sử dụng bản trình bày đó để tạo bản phát cho học viên của mình. PowerPoint bao gồm Tạo Sổ tay trong tab Lưu & Gửi, cho phép bạn chọn một số định dạng cho tài liệu Word cuối cùng ( Hình B ).

Hình B

Bạn có thể lưu bản trình bày dưới dạng bản phát trong Word.

4: Lắp ráp sổ tay huấn luyện

Với các tài liệu từ bản trình bày của bạn được lưu ở định dạng Word, bạn có thể thêm trang bìa, mục lục, giới thiệu và bất kỳ nội dung cần thiết nào để thiết lập các quy trình khác nhau để thực hành tốt nhất bạn đang ghi lại. Nếu bạn dự định bao gồm một số tình huống trong một hướng dẫn, hãy tạo các phần để phù hợp với từng thực hành. Bạn cũng có thể tạo các trang phần để tách các phần để học viên có thể tìm thấy những gì họ cần một cách dễ dàng. Sau khi bạn hoàn thành tài liệu (hãy nhớ để những người khác trong nhóm của bạn xem xét nó), hãy lưu nó dưới dạng PDF để gửi qua email cho các học viên hoặc đưa vào một bộ có thể tải xuống trước khi đào tạo.

5: Đăng nó lên trang nhóm của bạn - và chia sẻ

Khi bạn đã hoàn thành nội dung thực hành tốt nhất của mình, hãy đăng nó ở nơi nhóm của bạn có thể truy cập dễ dàng. Đây có thể là thư mục trên ổ đĩa chung hoặc địa điểm trên đám mây, chẳng hạn như thư viện SharePoint Online trong Office 365. Mời phản hồi từ các học viên của bạn để bạn có thể dễ dàng cập nhật và sửa đổi đào tạo khi cần. Theo thời gian, bạn có thể xây dựng một thư viện các tài liệu đào tạo thực hành tốt nhất để nhân viên của bạn luôn có quyền truy cập vào các quy trình hiệu quả nhất cho các nhiệm vụ kinh doanh của họ.

Đọc thêm

  • Năm mẹo sử dụng PowerPoint 2010 để đào tạo trực tuyến
  • Xây dựng bản trình bày đào tạo nhanh bằng tính năng Album ảnh của PowerPoint
  • Giữ cho các lớp đào tạo của bạn hữu ích với bốn quy tắc này
  • Năm mẹo để tiến hành hội thảo trên web hoạt động
  • Bốn lời khuyên cho các nhà lãnh đạo phụ trách đào tạo

© Copyright 2020 | mobilegn.com