Ẩn các giá trị trùng lặp trong báo cáo Truy cập được nhóm

Truy cập báo cáo biến dữ liệu thành thông tin - một cái gì đó có ý nghĩa với người đọc. Dữ liệu chính xác là rất quan trọng, nhưng khả năng đọc cũng là một cân nhắc quan trọng. May mắn thay, có một số thủ thuật để làm cho các báo cáo thân thiện hơn với người xem. Một mẹo như vậy là để ẩn các giá trị trùng lặp, nhưng khi bạn thực hiện, hãy cẩn thận vì việc ẩn các bản sao có thể là một chút quá nhiều của một điều tốt! (Kỹ thuật này áp dụng cho Access 2003 trở về trước.)

Báo cáo dưới đây có thể sử dụng tốt các ẩn trùng lặp. Như vậy, báo cáo hiển thị giá trị đơn hàng cho từng mục theo thứ tự. Vì một số mục bao gồm một số đơn đặt hàng, báo cáo sẽ dễ đọc hơn nếu báo cáo in mỗi giá trị đơn hàng chỉ một lần cho mỗi đơn hàng.

Tôi đã dựa trên ví dụ này trên truy vấn mở rộng chi tiết đơn hàng trong Northwind, cơ sở dữ liệu mẫu đi kèm với Access.

Để ẩn các giá trị id đơn hàng trùng lặp trong báo cáo ví dụ, bạn sẽ làm như sau:

  1. Với báo cáo trong dạng xem Thiết kế, bấm đúp vào điều khiển OrderID để khởi chạy trang thuộc tính.
  2. Đặt thuộc tính Ẩn trùng lặp thành Có.

Hiển thị giá trị đơn hàng chỉ một lần cho mỗi đơn hàng có ý nghĩa tốt. Người đọc không cần phải đoán thứ hai trong nháy mắt, người đọc có thể thấy thứ tự bắt đầu và kết thúc. Đó là bởi vì giá trị đơn hàng là một giá trị trong mối quan hệ một-nhiều giữa các đơn hàng và các sản phẩm bao gồm mỗi đơn hàng. Đó sẽ không phải luôn luôn là kết quả; Khi bạn ẩn các bản sao ở nhiều phía, bạn có thể nhận được kết quả không mong muốn. Chẳng hạn, hãy xem điều gì xảy ra khi bạn ẩn các bản sao cho tên sản phẩm. .

Nếu bạn ẩn các bản sao trong trường tên sản phẩm, báo cáo sẽ không hiển thị tên sản phẩm cho mục đầu tiên theo thứ tự 10251. Đó sẽ là một vấn đề đối với hầu hết chúng ta. Nếu bạn kiểm tra truy vấn cơ bản, bạn sẽ thấy rằng sản phẩm đó là Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce, giống như mục cuối cùng trong đơn đặt hàng trước. Thuộc tính Hide trùng lặp không biết sự khác biệt giữa đơn hàng 10250 và 10251.

Bạn có thể tự hỏi mình tài sản này hữu ích như thế nào nếu nó không thể phân biệt giữa các nhóm. Sự thật là, nó có thể và bạn không cần một công thức phức tạp hoặc vĩ mô. Để ẩn các bản sao cho nhiều giá trị trong các nhóm, hãy nhóm báo cáo, như sau:

  1. Với báo cáo trong dạng xem Thiết kế, bấm Sắp xếp và Nhóm trên thanh công cụ Thiết kế Báo cáo.
  2. Chọn OrderID từ danh sách thả xuống Trường / Biểu thức đầu tiên. Nó sẽ tự động đặt thứ tự sắp xếp thành Tăng dần cho bạn.
  3. Bây giờ, nếu bạn muốn xem báo cáo ngay bây giờ, các giá trị sản phẩm vẫn sẽ bỏ qua nhóm. Để buộc thay đổi này, chọn Có từ danh sách thả xuống Nhóm tiêu đề (hoặc Chân trang nhóm).

Bây giờ, thuộc tính Hide trùng lặp đánh giá các giá trị ProductID trong mỗi đơn hàng (nhóm). Mở tiêu đề nhóm (hoặc chân trang) có thêm lợi ích là thêm một chút khoảng trắng giữa các nhóm, đây là một thuộc tính khác giúp báo cáo dễ đọc hơn một chút. Nếu bạn quyết định bạn không muốn có thêm khoảng trắng, hãy đặt Chiều cao của tiêu đề nhóm thành một cái gì đó nhỏ, chẳng hạn như .0009. Đừng đóng nó hoàn toàn, vì điều đó sẽ phủ nhận sửa chữa.

Vấn đề này đã được loại trừ trong Access 2007 và 2010. Trong chế độ xem Thiết kế hoặc Bố cục, bấm chuột phải vào điều khiển hiển thị trùng lặp và chọn trường Nhóm trên.

© Copyright 2020 | mobilegn.com