Nghiện email: Cách từ bỏ thói quen hộp thư đến độc hại

Các triệu chứng của câu chuyện: liên tục kiểm tra hộp thư đến của bạn, thiếu kiên nhẫn với những câu trả lời chậm chạp, bắn ra những tin nhắn vô nghĩa thay vì chỉ nói chuyện với đồng nghiệp. Nếu họ nghe có vẻ quen thuộc, bạn hoặc doanh nghiệp của bạn có thể đang bị nghiện email, bà Monica Seeley nói.

Có phải nghiện email nhanh chóng trở thành căn bệnh phổ biến nhất đối với các chuyên gia kinh doanh?

  • Nghiện ngập - tình trạng bị bắt làm nô lệ cho một thói quen hoặc thực hành hoặc một thứ gì đó hình thành thói quen tâm lý hoặc thể chất, như ma túy, đến mức mà sự chấm dứt của nó gây ra chấn thương nghiêm trọng. Nguồn: www.Thesaurus.com.

Nhiều người nghĩ rằng phương tiện truyền thông xã hội sẽ giúp ngăn chặn sóng thần email mà hầu hết mọi người trải qua hàng ngày. Tuy nhiên, với khối lượng email được dự đoán sẽ tăng thay vì giảm trong vòng ba đến năm năm tới, nhiều chuyên gia kinh doanh cảm thấy họ không thể tắt.

Chữa nghiện email đòi hỏi một chương trình chu đáo mà mọi người đều cam kếtPhoto: Shutterstock

Nỗi sợ hãi này là triệu chứng không phải của văn hóa kinh doanh luôn có sẵn mà là một căn bệnh đáng lo ngại hơn được gọi đơn giản là nghiện email.

Có những người kiểm tra email của họ cứ sau vài phút - ngay cả trong các cuộc họp và vào kỳ nghỉ - và không cảm thấy họ có thể sống mà không cần kiểm tra. Một cuộc khảo sát chúng tôi đã tiến hành cho thấy hơn 60% người dùng doanh nghiệp kiểm tra email của họ khi rời khỏi văn phòng.

Khi được thăm dò, 20 phần trăm cho biết nó tự gây ra khi họ nhận thấy điều đó được mong đợi ở họ. Các khảo sát khác cho thấy một số người thậm chí đang kiểm tra email của họ trong phòng tắm và tại những thời điểm thân mật.

Hành vi email kém thường chỉ là hình nền bao gồm các lỗi cấu trúc sâu hơn nhiều - ví dụ, văn hóa quản lý kém hoặc thiếu tin tưởng. Khối lượng email thường tăng lên trong thời gian không chắc chắn. Tính cách cũng vậy, là một yếu tố: những người có khuynh hướng hướng nội trong các thuật ngữ Myers-Briggs có xu hướng dễ bị nghiện email hơn.

Các triệu chứng biểu hiện theo nhiều cách khác nhau. Phổ biến nhất là kiểm tra email liên tục ngay cả khi nghỉ phép. Khi điều hành các hội thảo, một trong những thách thức chính được mọi người trích dẫn là phương tiện truyền thông thay thế hiếm khi được sử dụng.

Email đã trở thành kênh liên lạc mặc định, ngay cả khi các lựa chọn thay thế như một cuộc trò chuyện ngắn sẽ hiệu quả hơn. Thất bại này là triệu chứng rõ ràng nhất tiếp theo của nghiện email. Các triệu chứng khác bao gồm cảm giác rằng bạn không thể thực hiện công việc của mình mà không truy cập email liên tục và mong muốn được trả lời ngay lập tức qua email.

Bệnh nghiện email đưa ra những thách thức và chi phí tiềm ẩn cho các doanh nghiệp và tổ chức, nhất là về mức độ căng thẳng mà nó tạo ra và ảnh hưởng đến năng suất nói chung. Tất cả chúng ta cần nghỉ ngơi một lúc nào đó để sạc lại pin.

Mức độ nghiện email trên toàn doanh nghiệp của bạn là gì? Chúng tôi có một công cụ khảo sát bảy điểm đơn giản mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra mức độ bất ổn của chính bạn và doanh nghiệp của bạn đối với tình trạng bất ổn.

Có điểm chuẩn về mức độ lây nhiễm và rủi ro, có thể làm gì để quản lý nó? Rõ ràng, không giống như nghiện liên quan đến chất, nó không thể điều trị bằng thuốc. Thay vào đó bạn cần phải thực hiện một số thay đổi hành vi email. Dưới đây là một số chiến lược được áp dụng bởi những người đã bắt đầu cố gắng loại bỏ bệnh nghiện email.

  1. Xác định nguyên nhân cơ bản của nghiện. Ví dụ, đó là sự không an toàn trong công việc hay sự thiếu tin tưởng vào các thành viên trong nhóm? Điều thú vị là khi tôi làm việc với khách hàng, họ thường nhận xét rằng khách hàng có kỳ vọng thấp hơn nhiều về việc mọi người nên trả lời email nhanh như thế nào so với người gửi nội bộ.
  2. Phát triển văn hóa nơi mọi người biết việc chuyển từ email. Thậm chí có thể khuyến khích họ thực hiện cuộc gọi điện thoại thông thường hoặc ít nhất là tắt thành phần email của thiết bị di động.
  3. Giáo dục mọi người về giá trị và việc sử dụng các phương tiện truyền thông thay thế, thông qua các hoạt động chính thức và không chính thức. Ví dụ: nhiều doanh nghiệp, bao gồm Intel và Atos Origin, có thời gian không có email trong đó mọi người được khuyến khích nói chuyện trước và gửi email sau khi cần thiết.

Chữa nghiện email không xảy ra qua đêm. Mặc dù nó đòi hỏi một chương trình chu đáo mà mọi người đều cam kết, nhưng nó không phải là khó khăn và phức tạp. Nhưng không có hành động có thể rất tốn kém về sức khỏe của cả doanh nghiệp và nhân viên của mình.

Tiến sĩ Monica Seeley là một chuyên gia quốc tế về quản lý email. Cô là một thành viên thỉnh giảng tại Trường Kinh doanh Cass, Đại học Thành phố, và vừa viết cuốn sách thứ ba Brilliant Email do Pearson xuất bản. Bạn có thể làm theo lời khuyên và gợi ý email hàng ngày của cô ấy trên Twitter.

© Copyright 2020 | mobilegn.com