Cách tinh chỉnh các tính năng từ điển và tự động của macOS để tăng tốc và cải thiện giao tiếp của bạn

Hình: iStock / jacoblund

Bạn có thể tránh đưa ra các vấn đề với giao tiếp kinh doanh bằng cách đảm bảo tất cả các thư từ của bạn - bao gồm email, báo cáo, tóm tắt, cập nhật trạng thái, ghi nhớ và thư - không chứa lỗi chính tả, viết hoa không đúng và các lỗi chính tả và ngữ pháp khác. Bằng cách điều chỉnh cài đặt từ điển và tự động sửa lỗi macOS, bạn có thể giúp tăng tốc và cải thiện chất lượng liên lạc của mình. Đó là một sự kết hợp tốt.

Trong macOS, hãy bắt đầu bằng cách đảm bảo bạn tận dụng tính năng tự động sửa lỗi. Mở Tùy chọn hệ thống, chọn Bàn phím, bấm vào tab Văn bản và đảm bảo hộp kiểm Chính tả chính tả được chọn ( Hình A ).

Tôi khuyên bạn nên có macOS tự động viết hoa từ đầu tiên trong câu và danh từ riêng. Bạn kích hoạt tính năng đó từ cùng một tab Văn bản của tùy chọn hệ thống Bàn phím bằng cách chọn hộp kiểm Viết hoa từ tự động (Hình A).

Ngoài ra, xác nhận kiểm tra chính tả được đặt thành ngôn ngữ chính xác; điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc cho một công ty quốc tế chuẩn bị thông tin liên lạc hoặc tài liệu cho nhiều quốc gia, đặc biệt là các biến thể tiếng Anh có sẵn cho người dùng ở Mỹ, Anh, Canada, Úc, Ấn Độ và các quốc gia khác hoặc nếu bạn thường xuyên du lịch quốc tế. Từ cùng một tab Văn bản, đảm bảo chính tả quốc gia bạn dự định (chẳng hạn như tiếng Anh Mỹ) được chọn từ hộp thả xuống Chính tả hoặc tùy chọn Tự động theo ngôn ngữ được chỉ định (Hình A).

Hình A

Bạn nên tận dụng khả năng trong macOS để thay thế các chuỗi văn bản đã chỉ định bằng văn bản thay thế bằng cách nhập các chuỗi văn bản đó trong tab Văn bản. Sử dụng biểu tượng + để thêm chuỗi Thay thế và Với giá trị. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên đánh vần tên công ty, chẳng hạn như Truyền thông cấp 3, bạn có thể nhập tên chính thức làm giá trị "Với" và đặt kết hợp phím tắt, chẳng hạn như L3, làm giá trị "Thay thế". Nếu bạn muốn loại bỏ giá trị chuỗi văn bản, hãy chọn mục tương ứng và nhấp vào biểu tượng -.

Khi bạn đang làm việc trong một ứng dụng macOS (bao gồm cửa sổ trình duyệt và các ứng dụng ngành nghề kinh doanh chuyên nghiệp dựa trên đám mây), việc thực hiện kiểm tra chính tả và ngữ pháp chỉ cần một vài cú nhấp chuột.

Để kiểm tra chính tả, nhấp Chỉnh sửa từ menu trên cùng và chọn Chính tả và Ngữ pháp, sau đó chọn Kiểm tra Tài liệu ngay. macOS sẽ hiển thị lỗi đầu tiên; nhấn Lệnh và; chìa khóa để tiến hành các lỗi tiếp theo. Nếu bạn muốn hiển thị các cách viết được đề xuất, hãy bấm điều khiển từ đó.

Thêm thông tin về Apple

  • 5 dịch vụ kinh doanh quan trọng nhất của Apple trong thập kỷ
  • iPhone 11: Một mánh gian lận
  • Apple Watch Series 5: Một mánh gian lận
  • 20 phím tắt Apple người dùng doanh nghiệp cần biết

Để kiểm tra ngữ pháp, nhấp vào Chỉnh sửa từ menu trên cùng và chọn Chính tả và Ngữ pháp, sau đó chọn Kiểm tra ngữ pháp với chính tả. macOS sẽ gạch chân các lỗi ngữ pháp màu xanh lá cây và việc di chuyển con trỏ qua một từ được gạch chân sẽ nhắc macOS hiển thị một mô tả vấn đề tương ứng.

Để thêm một từ vào từ điển macOS và giúp tăng tốc độ kiểm tra trong tương lai, hãy bấm điều khiển từ đó. Nhấp vào Tìm hiểu chính tả từ menu bật lên kết quả. Sau đó, kiểm tra chính tả trong tương lai sẽ không gắn cờ từ sai chính tả. Tôi nhận thấy đặc biệt hữu ích khi hoàn thành bước này cho các sản phẩm, tên thương hiệu, tiêu đề phân chia và các sắc thái khác của công ty bạn để giúp đảm bảo bạn không mất thời gian xem xét các lỗi tích cực sai và cũng giúp các lỗi chính tả nổi bật.

Một ứng dụng lớn mà các chuyên gia Mac sử dụng thường xuyên - Microsoft Word - đóng gói từ điển của riêng mình. Vì vậy, nếu bạn dành khá nhiều thời gian để soạn thảo các giao tiếp chuyên nghiệp bằng Microsoft Word hoặc Excel, PowerPoint và Outlook, bạn sẽ muốn làm việc nhiều theo cách tương tự để phát triển từ điển của Microsoft. Ví dụ: các từ bấm điều khiển mà Microsoft tin là sai chính tả nhưng bạn muốn thêm vào từ điển của Microsoft.

Microsoft Word sở hữu thư viện tự động sửa lỗi riêng, tách biệt với thư viện tự động sửa lỗi macOS. Bạn có thể truy cập và chỉnh sửa các cài đặt và tính năng tự động sửa lỗi của Word bằng cách mở Word, nhấp vào Công cụ và chọn Tự động sửa lỗi ( Hình B ).

Hình B

Trong bộ chương trình của Microsoft, các menu kiểm tra chính tả (và khi có sẵn, ngữ pháp) được tìm thấy ở các vị trí khác nhau. Khi sử dụng Word, Excel, OneNote và PowerPoint, bạn sẽ tìm thấy các cài đặt chính tả (và ngữ pháp khi có thể) có thể truy cập từ menu Công cụ. Khi làm việc với các email trong Outlook, các cài đặt chính tả và ngữ pháp nằm trong menu Chỉnh sửa.

Các ứng dụng Microsoft gạch chân các từ sai chính tả bằng màu đỏ, trong khi gạch chân hai vấn đề ngữ pháp màu xanh lam, theo mặc định. Kiểm soát bấm vào các lựa chọn đó trình bày các chỉnh sửa tương ứng mà chương trình khuyến nghị.

Bản tin hàng tuần của Apple

Cho dù bạn cần các mẹo về iPhone và Mac hay danh sách tin tức dành riêng cho doanh nghiệp của Apple, chúng tôi đã bảo vệ bạn. Giao hàng thứ ba

Đăng ký hôm nay

© Copyright 2020 | mobilegn.com