Đặt mặc định đối tượng vẽ của riêng bạn - và làm cho chúng dính

Trừ khi bạn, nói, chín tuổi, bạn có thể không tiêu các tài liệu của mình bằng các ngôi sao, biểu ngữ và vòng tròn và mũi tên được cung cấp trên thanh công cụ Vẽ của Word. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng một số đối tượng cho một mục đích cụ thể khá thường xuyên. Chẳng hạn, tôi sử dụng Word như một chương trình bố cục trang nhanh và bẩn để tạo tài liệu mà tôi chuyển thành PDF (chẳng hạn như phiên bản PDF của bài viết này). Đối tượng tiếp theo của tôi cho quá trình bố trí đó là hộp văn bản, cho phép tôi đặt các thanh bên và chú thích và đặt chúng vào đúng vị trí trên trang.

Đây là vấn đề. Theo mặc định, Word không chèn hộp văn bản tôi muốn. Word áp dụng quy tắc 0, 75 điểm xung quanh hộp văn bản, đặt vị trí của nó thành In Line With Text và áp dụng các lề bên trong làm mất liên kết.

Vì vậy, sau hàng tá hộp văn bản được điều chỉnh mạnh mẽ, tôi bắt đầu nhiệm vụ cắt giảm một vài góc. Điều này dẫn tôi đến một vài cách giải quyết rõ ràng - nhưng không đầy đủ -.

Đầu tiên, tôi đã tạo và định dạng một hộp văn bản với các đặc điểm mong muốn và lưu nó dưới dạng mục AutoText. Điều đó làm việc rất tốt ngoại trừ một điều: Trong số các đặc điểm mà Word nhớ là vị trí của hộp văn bản trên trang. Vì vậy, mỗi lần tôi chèn một hộp văn bản bằng cách sử dụng mục AutoText, tôi sẽ phải thực hiện một cuộc săn bắn tỉa để theo dõi nó và kéo nó đến đúng vị trí.

Cách tiếp cận thứ hai của tôi chỉ đơn giản là đặt các đặc điểm mặc định của hộp văn bản. Đây là một miếng bánh: Chỉ cần nhấp vào nút Hộp văn bản trên thanh công cụ Vẽ và vẽ hộp văn bản trong tài liệu của bạn. Sau đó, định dạng hộp văn bản theo cách phù hợp với bạn, nhấp chuột phải vào hộp và chọn Đặt mặc định AutoShape. Khi bạn tạo các hộp văn bản tiếp theo, chúng sẽ có định dạng bạn đặt - nhưng chỉ trong tài liệu hiện tại. Điều đó làm cho tính năng này khá yếu, trong cuốn sách của tôi.

Bây giờ bạn có thể thấy chúng ta đang đi đâu với điều này. Chìa khóa để thiết lập mặc định cho việc vẽ các đối tượng và duy trì mặc định ngay cả trong các tài liệu mới là gắn với mẫu . Và đó là một nhiệm vụ khá đơn giản. Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ hộp văn bản để trình bày các bước.

Một lời cảnh báo trước khi chúng tôi tiến hành: Khi bạn thay đổi định dạng mặc định cho một loại đối tượng vẽ hoặc AutoShape, bạn thay đổi nó cho tất cả chúng. Định dạng chúng tôi đặt cho các hộp văn bản trong ví dụ này cũng sẽ áp dụng cho hình bầu dục, hình chữ nhật, mũi tên, v.v.

Kỹ thuật

Trước tiên, bạn cần xác định vị trí mẫu Normal.dot của mình. (Word 2007 hơi khác một chút. Chúng tôi sẽ giải quyết trong một phút.) Điều này sẽ thay đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác, nhưng vị trí mặc định điển hình là C: \ Documents and Settings \ Username \ Application Data \ Microsoft \ Template. Bạn có thể chạy tìm kiếm Normal.dot trong Windows Explorer, nếu cần. Lưu ý: Mẫu có thể nằm trong một thư mục ẩn, vì vậy hãy đảm bảo Windows Explorer được đặt để hiển thị các tệp ẩn trước khi bạn đi săn nó. (Bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Mở của Word để điều hướng đến Normal.dot và mở nó, nhưng bạn phải biết bạn đang đi đâu và có thể mất rất nhiều bước nhảy.)

Khi bạn xác định vị trí Normal.dot, nhấp chuột phải vào nó và chọn Mở từ menu phím tắt. Khi Word mở mẫu, hiển thị thanh công cụ Vẽ (nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh công cụ nào và chọn Vẽ). Bây giờ, bấm vào nút Hộp văn bản và vẽ đối tượng ( Hình A ).

Hình A

Để định dạng hộp văn bản, nhấp đúp vào nó. Word sẽ mở hộp thoại Format Text Box ( Hình B ).

Hình B

Rõ ràng, định dạng bạn áp dụng hoàn toàn tùy theo ý của bạn, nhưng đây là thông số kỹ thuật tôi sử dụng:

  • Trên tab Màu sắc và Đường kẻ, chọn Không có Dòng từ danh sách thả xuống Màu (trong phần Dòng).
  • Trên tab Bố cục, chọn Chặt, bấm Nâng cao và bỏ chọn Di chuyển Đối tượng bằng Văn bản trên tab Vị trí Ảnh.
  • Trên tab Hộp văn bản, đặt tất cả các lề trong thành 0.
Khi bạn đã có hộp văn bản tìm kiếm theo cách bạn muốn, nhấp chuột phải vào nó và chọn Đặt mặc định AutoShape ( Hình C ).

Hình C

Bây giờ bạn chỉ cần làm một chút dọn dẹp: Nhấp vào hộp văn bản để chọn nó và nhấn Xóa. Bạn không muốn để lại bất kỳ đối tượng thực tế nào phía sau hoặc chúng sẽ xuất hiện trong tất cả các tài liệu mới của bạn. Đóng Normal.dot và lưu các thay đổi của bạn, và bạn đã hoàn thành.

Không quá nhanh...

Vâng, bạn đã hoàn thành, nhưng chúng ta vẫn cần phải chạm vào một vài vấn đề ngoại vi trước khi chúng ta giải quyết vấn đề này.

Vấn đề đầu tiên là mẫu. Chúng tôi đã thực hiện các thay đổi của mình thành Normal.dot vì đó là mẫu tài liệu mới sử dụng trừ khi bạn chỉ định một tài liệu khác. Nhưng trong thực tế, có thể có ý nghĩa tốt hơn để đặt mặc định trong một số mẫu chuyên dụng và để lại bình thường. Ví dụ: tôi sử dụng một mẫu tự chế bao gồm các kiểu và các yếu tố tôi cần cho các bài viết tôi sẽ chuyển sang PDF. Đó là nơi tôi cần các hộp văn bản tùy chỉnh của mình, vì vậy đó là nơi tôi đặt mặc định hộp văn bản của mình. Vấn đề thứ hai là đảo ngược những thay đổi của bạn. Điều gì xảy ra nếu bạn đã đặt tất cả các định dạng này, nhưng sau đó bạn quyết định rằng bạn thích định dạng của Word hơn? Chà, không có nút reset. Nếu bạn muốn hoàn nguyên về bộ thuộc tính hộp văn bản của Word, bạn sẽ cần lặp lại quy trình chúng tôi vừa phác thảo, chỉ định định dạng ban đầu:
  • Đen trong danh sách thả xuống Line Color
  • Phù hợp với văn bản trên tab Bố cục
  • 0, 1 "lề trái và phải
  • 0, 05 "lề trên và dưới trên tab Hộp văn bản

Nếu bạn đặc biệt dám nghĩ dám làm, bạn chỉ có thể tạo một hộp văn bản định dạng gốc trong một số mẫu chưa được tô màu, sao chép nó vào mẫu bạn muốn đặt lại, nhấp chuột phải vào nó và chọn Đặt mặc định AutoShape để ghi đè mặc định tùy chỉnh của bạn.

Vấn đề thứ ba là Word 2007. Đối với người mới bắt đầu, việc mở mẫu Bình thường trong Word 2007 dễ dàng hơn so với các phiên bản trước. Chỉ cần chọn Mở từ menu Office và bấm Mẫu trong khung bên trái. (Trong WinXP, nhấp vào Mẫu đáng tin cậy.) Bạn sẽ thấy mẫu Bình thường được liệt kê trong khung bên phải. Nếu bạn sử dụng chế độ tương thích, bạn sẽ thấy Normal.dot và Normal.dotm. Mở bình thường.dotm.

Với mẫu mở, chọn tab Chèn, bấm Hộp văn bản, chọn Vẽ Hộp văn bản và vẽ đối tượng. Khi hộp văn bản được chọn, Word 2007 sẽ hiển thị Công cụ hộp văn bản trên tab Định dạng. Bởi vì tôi là một Luddite Word, tôi không cố gắng chọn ra tất cả các tùy chọn tôi cần từ Ribbon. Tôi chỉ cần nhấp chuột phải vào hộp văn bản và chọn Định dạng Hộp văn bản để đến hộp thoại quen thuộc. (Nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại ở góc dưới bên phải của nhóm Kiểu hộp văn bản sẽ thực hiện điều tương tự.) Sau khi bạn định dạng hộp văn bản theo ý thích của mình, nhấp chuột phải vào nó và chọn Đặt mặc định AutoShape, xóa hộp văn bản, đóng mẫu và lưu các thay đổi của bạn.


Bỏ lỡ một lời khuyên?

Kiểm tra kho lưu trữ Microsoft Word và nắm bắt các mẹo Word khác.

Giúp người dùng tăng năng suất bằng cách tự động đăng ký bản tin Microsoft Office Suite miễn phí của TechRepublic, bao gồm các mẹo Word, Excel và Access, được gửi vào mỗi thứ Tư.

© Copyright 2020 | mobilegn.com